Dans une copropriété, l’assemblée générale des copropriétaires doit se tenir au moins une fois par an. Durant cette réunion, les copropriétaires votent les décisions relatives à gestion et au bon fonctionnement de l’immeuble.

Il convient de préciser que même si le syndic est l’administrateur du bâtiment, il ne peut prendre aucune résolution. Il est en charge de l’organisation de l’assemblée générale. Dans cet article, découvrez quelles sont des démarches à suivre pour ce faire.

La convocation de l’ensemble des copropriétaires

Elle est effectuée par le syndic par sa propre initiative chaque année. Il s’agit alors d’une assemblée générale ordinaire. Il doit alors envoyer une convocation à tous les copropriétaires pour leur faire part de la date et de l’ordre du jour de la réunion.

L’invitation doit être envoyée au moins 21 jours à l’avance pour permettre à tous les protagonistes de se préparer et de ne pas être pris au dépourvu. Elle peut être faite par :

• Lettre recommandée avec accusé de réception
• Voie électronique
• Fax avec récépissé
• Remise en main propre.

Il importe de préciser que l’AG peut aussi être convoquée suite à la demande du président du conseil syndical ou du quart des copropriétaires. Au cas où le syndic n’organise pas l’assemblée générale après sa requête, le conseil syndical a également le pouvoir de convoquer une AG.

Au cas où un des copropriétaires est décédé, les convocations et les PV de l’AG seront tout de même envoyés à son domicile sauf si le transfert de propriété est notifié au syndic. En survolant le site https://www.syndic4you.be/fr/, vous aurez de plus amples renseignements sur le sujet.

Le remplissage de la feuille de présence

Il s’agit d’un document que tous les copropriétaires présents à la réunion doivent remplir. Elle doit notamment contenir :

• L’adresse et le nom des copropriétaires présents
• L’heure d’arrivée des participants
• L’heure de départ de tous ceux qui sortent de l’AG avant la fin de la réunion
• L’identité des personnes participant à la réunion par visioconférence ou d’autres moyens.

Il convient de préciser que la feuille de présence peut être établie sous forme papier ou électronique. Les participants et aussi les mandataires des copropriétaires absents doivent la signer.

Le déroulement de la réunion

Premièrement, tous les participants doivent voter un président de séance à la majorité simple. Tous les copropriétaires peuvent être élus à ce poste sauf le représentant du syndic. Le président doit ensuite faire l’énoncé des sujets qui seront débattus.

Les protagonistes ont alors la possibilité de :

• Proposer des solutions ou des alternatives
• Poser des questions
• Demander des explications.

Les résolutions à prendre doivent faire l’objet d’un vote. En fonction des dispositions légales en vigueur, il faut une majorité absolue des copropriétaires pour qu’une proposition puisse être actée. Si le quota n’est pas atteint, un deuxième vote sera organisé et une majorité simple suffira.

À la fin de la réunion, le syndic dressera un procès-verbal. Il fera état des :

• Décisions prises
• Du nombre de voix pour et contre la résolution…